Persondatapolitik

Fortegnelse over behandlingen af personoplysninger

Virksomheden behandler personoplysninger om:

• Medarbejdere
• Kunder
• Kunders kunder
• Leverandører

Virksomheden har udarbejdet en fortegnelse over behandlingen af personoplysninger. Fortegnelsen giver overblik over de behandlinger, som virksomheden er ansvarlig for.

Personoplysningerne er en forudsætning for, at virksomheden kan indgå ansættelses-, kunde- og leverandørkontrakter.

Behandlingens formål og lovlighed

Personoplysningerne behandles og arkiveres i forbindelse med:

• Personaleadministration, herunder rekruttering, ansættelse, fratrædelse og udbetaling af løn
• Stamdata for kunder
• Stamdata for leverandører
• Kontrakter
• Konsulentopgaver for kunder
• Hosting-ydelser for kunder – via underleverandører

Behandlingen er lovlig i medfør af hjemmel som angivet i vedhæftede fortegnelse.

Virksomheden benytter ikke personoplysningerne til andre formål end de listede. Virksomheden indsamler ikke flere personoplysninger end nødvendigt i forhold til opfyldelse af formålet.

Opbevaring og sletning

Virksomheden har indført følgende overordnede retningslinjer for opbevaring og sletning af personoplysninger:

• Personoplysninger opbevares i fysiske mapper.
• Personoplysninger opbevares i it-systemer og på serverdrev.
• Personoplysninger opbevares ikke længere, end hvad der er nødvendigt for formålet med behandlingen.
• Personoplysninger for medarbejdere slettes fem år efter endt ansættelse, og personoplysninger om ansøgere slettes efter seks måneder, med mindre der gives tilsagn om længere opbevaring.

Datasikkerhed

Virksomheden har ud fra vedhæftede risikovurdering gennemført følgende sikkerhedsforanstaltninger for beskyttelse af personoplysninger:

• Kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for adgang til de registrerede personoplysninger, har adgang hertil enten fysisk eller gennem it-systemer med rettighedsstyring.
• Alle computere har adgangskode, og medarbejderne må ikke overlade deres adgangskoder til andre.
• Computere skal have installeret firewall og antivirusprogram, der løbende opdateres.
• Personoplysninger slettes på forsvarlig vis ved udfasning og reparation af it-udstyr.
• USB-nøgler, eksterne harddiske mv. med personoplysninger skal opbevares i aflåst skuffe eller skab.
• Fysiske mapper er placeret på aflåst kontor eller i aflåste skabe.
• Personoplysninger i fysiske mapper slettes ved makulering.
• Alle medarbejdere skal modtage instruktion i, hvad de må gøre med personoplysninger samt, hvordan personoplysninger skal beskyttes.

Videregivelse

Personoplysninger om medarbejdere kan blive videregivet til offentlige myndigheder fx SKAT og pensionsselskaber.

Databehandlere

Virksomheden benytter udelukkende databehandlere, såfremt databehandlerne stiller de fornødne garantier for, at de vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til opfyldelse af persondatarettens krav. Alle databehandlere underskriver en databehandleraftale forinden behandlingen iværksættes.

Rettigheder

Virksomheden varetager den registreredes rettigheder, herunder retten til indsigt, tilbagetrækning af samtykke, berigtigelse og sletning og orienterer de registrerede om virksomhedens behandlinger af personoplysninger. Registrerede har ligeledes ret til at klage til Datatilsynet.

Brud på persondatasikkerheden

I tilfælde af brud på persondatasikkerheden, anmelder virksomheden hurtigst muligt og inden 72 timer bruddet til Datatilsynet. Adm. Direktør hos Buchs Labels A/S er ansvarlig for, at dette sker. I anmeldelsen beskrives bruddet, hvilke grupper af personer, det vedrører og, hvilke konsekvenser bruddet kan få for disse personer samt, hvordan Virksomheden har eller vil afhjælpe bruddet. I tilfælde, hvor bruddet indebærer en høj risiko for de personer, om hvem Virksomheden behandler personoplysninger, vil Virksomheden endvidere underrette disse. Virksomhedens dokumenterer alle brud på persondatasikkerheden på virksomheden servere.